Projekte stehen unter Zeitdruck und zu ihrem Gelingen sind immer häufiger auch Projektmitglieder aus unterschiedlichsten Fachbereichen erforderlich, welche normalerweise nicht direkt zusammenarbeiten. Der Wettbewerb wird immer härter und die Ansprüche der Kunden steigen. Budgets sind begrenzt, Kapazitäten und Erfahrung nicht in ausreichendem Maße vorhanden und die Zeitvorgaben überambitioniert. Technologische Komplexität ist ebenso zu managen wie rechtliche Anforderungen. Dies sind nur einige Aspekte, welche Projekte der heutigen Zeit immer komplexer werden lassen. Und dennoch: Ein Scheitern kann sich ein Unternehmen oftmals nicht erlauben. Grund genug für uns bei Tangram Strategy Consulting, um sich dem Thema Komplexitätsmanagement zu widmen: Wie reduziert man systematisch die Komplexität von Projekten, um diese wieder „handhabbar“ zu machen?
Bei Tangram Strategy Consulting schenken wir dem Komplexitätsmanagement große Aufmerksamkeit. Für das erfolgreiche Management großer, schwieriger Projekte ist es unerlässlich, die Komplexität aktiv zu managen und zu reduzieren. Wir machen dies in vier Schritten:
Im ersten Schritt gilt es, sämtliche Komplexitätstreiber zu identifizieren. Dies kann anhand strukturierter Interviews mit Auftraggeber und Stakeholdern geschehen. Wichtig ist es, die Komplexitätstreiber eindeutig zu benennen, um so von vornherein Überschneidungen bei den Begrifflichkeiten zu vermeiden.
Im nächsten Schritt gilt es, ein (erstes) Verständnis der Wirkungszusammenhänge zu erlangen. Hierbei kann mit entsprechend großer Projekterfahrung bereits ein erster Entwurf erstellt und zur Diskussion in Workshops vorbereitet werden. Entscheidend ist dabei, dass Komplexitätstreiber nicht nur eindeutig auf die Projektkomplexität wirken, sondern sich auch untereinander beeinflussen. Oftmals sind es gerade diese versteckten Wirkungszusammenhänge, die dazu führen, dass einzelne Komplexitätstreiber zu wenig Beachtung finden. Auf dieser Basis lässt sich die Wirkungsstärke der Komplexitätstreiber abtragen.
Wichtig ist zusätzlich die Betrachtung der Steuerbarkeit, also welche Kontrolle man über einen Komplexitätstreiber hat. Beispielsweise ist eine toxische Kultur kurzfristig nur sehr schwer zu kontrollieren (wenngleich es auch hier gute Gegenmaßnahmen gibt), während eine falsche Projektorganisation in der Regel schnell adressiert werden kann. Auf dieser Basis kann man im dritten Schritt eine Komplexitätsmatrix aufstellen, welche sich in vier Felder unterteilen lässt (vgl. schematische Darstellung).
Im vierten Schritt ordnen wir bei Tangram Strategy Consulting in unseren Projekten den einzelnen Feldern der Matrix jeweils klare Komplexitätsmanagement-Strategien zu. Ähnlich wie beim klassischen Risikomanagement unterliegen auch diese einem regelmäßigen Reporting an unsere Auftraggeber.
Diese relativ einfachen Maßnahmen des Komplexitätsmanagements haben uns bei Tangram Strategy Consulting in die Lage versetzt, auch schwierigste Turn-around Projekte noch erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Wir sehen deshalb in einem geeigneten Komplexitätsmanagement einen zentralen Erfolgsfaktor des Projektmanagements.